Başarılı Ekip Oluşturma
Bir ekibin performansının niteliği, ekip liderliğinin niteliğine yakından bağlıdır. Yüksek performans gösteren ekipler yarım önlemlerle ortaya çıkmaz. Sizin, yönetiminizin ve ekip üyelerinin dikkate değer çabaları olmadan böyle bir ekip yaratılamaz. Ekip kuruculuğunun getirdiği en önemli değişiklik, işini yapmakta kişiyi gereksiz sıkı kontrollerden kurtarmasıdır. Ekip kuruculuğu ve ekip liderliği, liderleri ve izleyicileri sonunda bir işe; ortak amaçların, hedeflerin ve niyetlerin başarıyla gerçekleştirilmesine katılan partnerlere dönüştürür.
EKİP OLUŞTURMANIN GEREKÇESİ
Ekip oluşturmak hem yönetimin, hem de yönetim dışında kalanların isteklerini karşılayacak iki amaca hizmet etmelidir:
1. Öncelikleri belirlemek için beraber çalışarak işin sonuçlarını iyileştirmek, problemleri çözmek, kararlar almak ve grup içindeki çalışma ilişkilerini düzeltmek,
2. Grup üyeleri arasındaki kişisel ilişkileri düzelterek, grup üyelerini gereksiz yakın gözetimden kurtararak, yaşamlarını zenginleştirerek, yaptıkları işin efendisi olmalarına izin vererek, işleri başarıyla yapmaktan elde edilen yararlara katılmalarını sağlayarak çalışma yaşamının niteliğini iyileştirmek.
Ekip oluşturmada gerçek bir başarı için sizin, yönetimin ve grup üyelerinin bu iki amaca bağlanması zorunludur.
İddia edildiğine göre, okumak yüze 10, duymak yüzde 20, okur ya da dinlerken seyretmek yüzde 30,bir işin yapılmasını izlemek yüzde 50, kavrayış sağlarken işin yapılmasına katılmak yüzde 70 oranında kavrayış getirir. İşin kendisini yapmada (ya da taklit etmede) ise yüzde 90'a çıkar.
EKİP NEDİR
Ekipler; görece küçük bir insan grubudurlar, ortak çıkarlar, değerler ve tarih etrafında biçimlenirler, görece kısa erimli bir dizi özgül amaç ve hedefin yerine getirilmesi için oluşturulurlar.
Ekip üyeleri birbirlerinin ve ekibin ihtiyaçlarına karşı duyarlı olmalıdır. Ekip üyeleri sahip oldukları bilgileri “istif etmek” yerine başkalarıyla paylaşarak (bildiklerini ya da yapabileceklerini aktararak) birbirleriyle işbirliği yapmaya ve tüm ekip faaliyetlerinde birlikte çalışmaya istekli davranmalıdır. Ama hepsinden önemlisi, etkili bir iletişimin var olması için ekip üyelerinin birbirlerine saygı ve güven duyması gerekir.
Yetki Verme
Yetki verme, işin içine katmaktan öte bir şeydir; Yetki vermenin var olması için aşağıdaki koşulların bulunması gerekir:
1. Liderlik paylaşılmalı;
2. Ekibin vizyonu paylaşılmalı;
3. Sorumluluk paylaşılmalı;
4. Duyarlılık paylaşılmalı;
BİR EKİP NE ZAMAN OLUŞTURULMALI?
Ekipler her zaman uygun düşmez. Bazı işler tek başına çalışan bir kişinin teknik becerilerine ihtiyaç duyar. Örneğin, karmaşık bir bilgisayar programı üretilmesi ekip çalışmasına pek uygun düşmeyecektir. Şu koşullar bir ekibi başarıyla oluşturmakta son derece önemlidir:
1. Özel bir iş konusunun bir ekip yaklaşımını gerektirmesi.
2. Kararları tartışma ve görüşmeye zaman olması.
3. Bir kişinin tek başına sağlayamayacağı bilgi ya da becerilere ihtiyaç duyulması.
4. Ekip çalışmasının kararların benimsenmesini sağlaması ya da morali yüksek tutması.
5. Ekibin veriminin organizasyon içindeki yatay ve dikey ilişkileri etkileyebilmesi.
6. Ekip çalışmasının alınan kararların ve yapılan işlerin niteliğini artırması.
7. Ekip çalışmasının başarısızlık riskini azaltması.
8. Grup kararları ve eylem planlarının yürütülmesi için değişik insanlara ihtiyaç duyulması.
Bireylere Sağladığı Yararlar
Ekiplerde çalışan bireyler işlerini daha az stresli bulurlar. Paylaşılan sorumluluk, tek başına çalışan işçinin çok yüksek hedefler yada zorluklarla karşılaştığı zaman yaşadığı panik ve çaresizliği hafifletir.
Ekip içindeki statü bir bütün olarak organizasyon içindeki statüye dönüşür. Ekip üyeleri ekibe olan katkı ve etkilerini görür ve bununla tanınırlar; ekip bütün organizasyona olan katkı ve etkisini görür ve bununla bilinir.
Ekip çalışmasının bireye sağladığı yarar organizasyona da fayda sağlar.
Organizasyona Sağladığı Yararlar
Ekipler karlılığa, büyüme ve gelişmeye önemli katkılarda bulunur. Sonuçta iş yaptığı pazar ve sektörlerde lider konumuna yükselir.
Bazı ekip üyelerinin diğerlerinden daha fazla kazandığı durumlarda bir ekip çalışması ruhu yaratmak zordur. Birçok profesyonel spor takımı böylesi eşitsizliklerin yarattığı stresi yaşar
Ekibin verimliliğini sadece yapısal engeller kısıtlamaz. Kötü tasarlanmış ya da kötü yürütülen yönetim sistemleri de -işe alma, ücret, politika ve prosedürleri, hedef koyma, iletişim sistemleri- aynı sonucu doğurabilir.
Yönetimsel Engeller
Yöneticiler karar alma ve gereken işleri yapmaları için ekiplere genellikle yetki vermezler. Yetki ve sorumluluk verilmesi ekibi olumsuz etkiler. Çünkü ekipler gerekli güç olmadan gelişemezler ve çoğu kez çaba harcamaktan vazgeçerler. Ya da ekip biraz ileri gidip izinsiz bir şeyler yaparsa, bunun yapmakta haklı olsa bile, yönetici tarafından cezalandırılır. Bu cezalandırma genellikle kaynakların kısılması biçiminde olur.
Organizasyon Desteği
İdeal olarak, yöneticiler insanları yönlendirir ve bir çalışma grubunun günlük çalışmalarına destek olurlar; teknisyen ya da üretim uzmanı olmalarına gerek yoktur. Sadece yönetici olmalıdırlar.
Ekip, işin bir bütün olarak yapılmasından (kârlılık, gelişme ve pazar liderliği amaçlarının gerçekleştirilmesi) zorunludur: Ekibin yöneticisi atanabilir ya da ekip tarafında seçilebilir veya hiç yönetici olmayabilir. Ayrıca tasarımcılar ya da yardımcı elemanlar gibi bazı ekip üyeleri ihtiyaca göre ekibe alınabilir ya da ekipten çıkarılabilir. Ve nihayet bazı ekip üyeleri -tasarımcılar, yardımcılar ya da pazarlamacılar ve satıcılar- birden fazla ekipte yer alabilir.
Organizasyonun aşağıdaki konuları içeren açık iş hedeflerini tanımlayıp duyururlar:
* Misyon ya da vizyon
* Kâra geçmek, büyük ve çalışanları geliştirmek için hedefler
* Operasyonel hedefler.
* Sektörün liderliğine gelebilmek için stratejik planlar.
Bunlar; organizasyonun, birimin ve bireylerin performansının ölçülebileceği niceliksel standartlar oluşturur ve bunları duyururlar. Ve en önemlisi, gerekli kaynakları yaratmanın bütünsel bir parçası olarak sorumluluk kadar yetki de aktarırlar.
Yönetimsel Destek
Çoğu yönetici işletmenin hisselerine sahip olsa bile, kendi organizasyonlarının sahibi değildir. Bu yüzden yöneticiler de içinde olmak üzere, organizasyon için çalışan herkes işçidir. Amerikan iş yasalarında kabul edildiği gibi, yönetimde çalışanlar ve yönetim dışında çalışanlar vardır, ama bunların hepsi işçidir.
Bu bakış açısı oyun alanını aynı seviyeye getirir: “üst ve “alt”ın önemi yok olur; yöneticilerin gücü ve etkisi yönetici olarak taşıdıkları resmi statüden (konumsal güç) değil, diğer insanlarla olan ilişkilerinden (kişisel güç) kaynaklanır.
SONUÇ
Çalışma birimlerinin verimliliğini artırmak bir yönetim hedefidir. Bazen bir ekip olması kararlaştırılmış ama ekiple uzaktan yakından ilgisi olmayan bir grubu devralabilirsiniz. Gerçekten de pek çok geleneksel çalışma birimi bir ekip ortamında daha iyi iş görebilirdi. Çok fazla sayıda eleman daha önceki birliklerin geleneksel çalışma tarzlarıyla boğuşarak kendi potansiyellerini ve maddi kaynakları harcamak zorunda kalmaktadır.
EKİP OLUŞTURMA VE GELİŞME
Kalıcı gruplarda değişiklikler her yeni üye alınışında ya da yeni bir hedef belirlendiğinde ortaya çıkabilir. Ekibin içinde bulunduğu koşullar evrim sürecini ve bu sürecin tekrarlanma sıklığını belirler. Üye bileşimindeki değişiklik kalıcı ekipleri benzer biçimde etkiler. Nezaretçilerin olup biteni ve nedenini açıklayarak bu süreci özendirmesi ve kolaylaştırması gerekir. Böylece sorunların önüne geçilmiş olur.
Ekip Gelişimi
Başlangıç: Bir grup halinde biraraya gelmek; personel eklenmesi veya değiştirilmesi, birbiri hakkında bilgi edinmek.
Sahnenin Düzenlenmesi: Ana kuralların ortaya konması; atmosferin yaratılması.
Sondaj/Deneme: Birbirini tanıma; grup içinde konumlanma; güven ve samimiyetin gelişmesi
Yaratma: Hedefleri belirleme; problemleri çözme; iş yapma yöntemlerini tasarlama; yenilik ve üretkenliğe ortam oluşturma.
Üretim: Ekibin işlevlerini yerine getirmesi
Sürdürme: İhtiyaçların sürekliliğine dikkat gösterme
Her grubun atmosferi değişik olabilir. Kişiler arasında en az çatışmayla birlikte güven ve samimiyet bazı gruplarda daha baştan egemendir. Hiçbir düşmanlık olmadan fikir alış-verişi yapılır, ekip üyeleri olumlu ve üretken bir duygu birliği içinde olur. Ancak bazı gruplar sürekli çekişme içinde bulunur; hedeflerine ulaşsalar bile olumsuz duygular kolayca yok olmaz. Bir grubun ekip yaşamının bu gerçekleriyle nasıl başa çıkacağı çoğu kez grup liderine bağlıdır.
Sahnenin Düzenlenmesi
Liderler ekibin rengini ya da atmosferini oluşturduğu için, onun yaptıkları ve söyledikleri ekibin davranışına yön verir. Lider davranışlarıyla, ekip liderinin ekip üyelerinden ne yapmalarını istediği, nasıl davranmalarını beklediği ve ekibin misyonunun gerçekleşmesindeki rollerin ne olacağı konusunda eğitir. Lider ekibindeki üyelerin tam katılımını istiyorsa, salonları ekip etkinliklerinin organize edilmesine ve yönlendirilmesine dahil etmelidirler. Ekibin görevinin ne olduğundan çok bunun nasıl yerine getirileceği üzerine yoğunlaşmak, ekip üyelerinin ekibin başarısını etkileyecek kararlara katılmasına olanak tanır.
Sondaj ve Deneme
İnsanlar her zaman araştırır ve denerler. Örneğin, güçlü fikirleri olan konuşkan bir kişi, öteki ekip üyeleri onu geveze ya da ben merkezci biri olarak görse bile, aslında ekibin rızasını sınıyor olabilir. Öte yandan, içine kapanık bir kişi tartışmalara girmemekle grubun ihtiyaç ve hedeflerine ilgisiz gibi görünebilir. Oysa bu kişi sadece riske girmekten çekiniyor ya da korkuyor olabilir. Ya da pek açık sözlü olmayan bir ekip üyesi, ekibe değerli katkılarda bulunabilen, dikkatli ve titiz bir üretici olabilir.
Bir liderin görevi ise samimiyet ve açıklığı teşvik edip geliştirmektir.
Bu tür kişilerarası etkinliklerin farkında olmak önemlidir, çünkü ekibin büyümesini engelleyen koşullar önemsenmez ya da kendi haline bırakılırsa grubu parçalayabilir.
Yakınlaşma ihtiyacı ekip üyeliğinin ötesinde bir şeydir: Liderler bir ekibi başarılı kılan davranışlara dayalı ekip performansı standartlarını yaratmak ve güçlendirmek için ekiplerini teşvik etmelidir. Her insan gruptaki etkilenmelerin tam olarak sınanması ve ölçülmesi konusunda kişisel sorumluluk üstlenmelidir. Olumlu karşıtlık yüksek performanslı ekiplerin bir normudur.
Yaratma
Yeni bir ekibin oluşturulması ya da bir ekibin yeni hedeflerle yüz yüze gelmesi yaratıcı düşünce ve yenilik gerektirir.
Üyeler ekibin niteliğinin (ya da kültürünün) yaratılmasında yer aldıkları zaman kendilerini ekibin hedef ve amaçlarına adamakta daha hevesli davranırlar: Ekip kendi ekipleri olur, ekibin hedef ve amaçları (üst yönetimce empoze edilmiş olsa dahi) daha kolay benimsenir ve sonuçlarla ödüller birer gurur vesilesi haline gelir.
Yenilikçiliğin teşvik edilmesi ise yenilikçi düşünceyi yaratacak; ekip üyelerini ekibin üretim problemlerini çözmeye yöneltmek daha üretken bir ekip ortaya çıkaracaktır. Öte yandan, emirler yağdırmak bütün soruları cevaplandırmak ve bütün problemleri çözmek, ya da sadece dizginleri sıkı tutar gibi görünmek ekibin yaratıcı enerjisini kurutacak, bir öfke, küskünlük ve vurdum duymazlık atmosferi yaratacaktır.
“Bozulmadıkça onarmaya kalkma” zihniyeti durgunluk -yüksek performanslı bir ekibin harcı olmayan bir şey- üretir. Tam tersine birçok Japon firması, “Bozulmamışsa, geliştir” yaklaşımının yüksek performanslı ekipleri daha fazla yaratıcı olmaya ve risk almaya yönelttiğini ortaya koyuyor.
Üretim
Bir yüksek performanslı ekip ne kadar yaratıcı ve enerjik olursa olsun, kendi varlık nedenlerini oluşturan hedeflerini asla akıldan çıkarmamalıdır.
Sürdürme
Ekip lideri, ekibi başarıya götüren sürekli fonksiyon ve dinamikleri; görevin sürdürülmesini (yönetimsel ayrıntılar, üretim ve dağıtım ihtiyaçları gibi) ve sürecin sürdürülmesini (grup dinamikleri ve iletişim ihtiyaçları gibi), destekleyecek önlemler almalıdır:
Ekip içinde olup biteni gözleyecek ve onu düzeltip ayarlayacak birisine ihtiyaç vardır. Ekibin işleyişini ya ekip lideri ya da ekibin kendisi izleyebilir. Ama izleme sorumluluğu kimde olursa olsun, ekibin sürekliliğinden asıl sorumlu olan kişi liderdir. Dinamiklerden birini yönetmekte başarısız kalmak ekibin “yerle bir olması”na yol açabilir.
Görev Dinamiği
Verimli olmak için, ekip kendisine verilen direktifi alıp, kendi vizyonunu (ya da amaçlarını) ve taktik hedeflerini (misyonunu nasıl yerine getireceğini) tanımlamalı ya da anlaşılır hale getirmelidir. Lider, gerek vizyonu yaratıp taktikleri belirleyerek, gerekse vizyonun ve taktiklerin oluşturulmasında ekibi teşvik ederek ekibe yardımcı olabilir. Hiç kimsenin bütün işleri yapması gerekmez. Değişik insanlar değişik roller üstlenir ve herhangi bir kişi farklı zamanlarda birkaç rol üstlenebilir.
Süreç Dinamikleri
Hiç kimse bir ekibin bütün isteklerini karşılayamaz. Bir ekip oluşturulmasının birinci nedeni budur. Katılım belki de ekip üyeliği için en önemli özendiricidir. İnsanlar, kendilerini adadıkları ve ekip arkadaşlarının da aynı derecede adamış olduklarına inandıkları zaman, bir karşılıklı bağımlılık duygusu edinirler.
28 Yanıt
17424 Gösterim