Konu: Soru-Cevaplar Hedeflerle Yönetim Projesi

[Aşık-ı sadık]

Soru-Cevaplar Hedeflerle Yönetim Projesi


1. “Hedeflerle Yonetim” calismasinin temel amaci nedir ?
“Hedeflerle Yonetim” calismasinin amaci, kurulusun yonetsel konularda kurumsal yonunu ve hedeflerini belirlemek ve tanimlamaktir. Tanimlamak ve yeniden gozden gecirmek istedigimiz konularin hepsi birbirleriyle iliskili ve tamamlayici ozelliktedir. Bu konular sunlardir;
• Temel Hedefler
• Vizyon, misyon ve kalite politikasi
• Stratejiler
• Bolum/surec hedefleri
• Bireysel hedefler

2. Bu calismanin kurulus’a katkilari neler olabilir ?
Is temposunun yogunlugu ve yuksekligi, degiskenlik ve belirsizlik, keskin rekabet ortami, toplumsal yapilarin ve taleplerin hizli degisimi nedeniyle insan kaynaklari yonetiminin guclukleri sonucunda kurulusu gelistirmek, iyilestirmek ve cozmek durumunda oldugumuz cok sayida sorun ve firsat olabilir. Bu sorunlarin her birinin cozumunun digerleriyle bir sekilde baglantili oldugu hemen gorulebilir.

Bu sorunlarin icinde en temel ve zorlu olani sirket icinde hedef ve amac birligi saglamak ve baglilik olusturmaktir. Bu nedenle yonetsel bazi tanimlamalar ve belirlemeler yapilmali, ayni gemideki yonetici ve calisanlar icin yazili ve belirgin olmayan ortak temalar ve degerler belirlenmeli ve vurgulanmalidir.

3. Bu calismayi nasil yurutmek gerekli ?
Ancak, sistemli ve metotlu bir calismayla bu tanimlamalar bagimsiz, tarafsiz ve kalici olarak gerceklestirilebilir. Su anda yuruttugumuz “Hedeflerle Yonetim” calismasinda kisa, sade, katilim odakli ve butunsel bir metot uygulamaktayiz.

4. Bu projede hangi yonetsel konulari tanimlayacagiz ?
Kurulus’un tamamini etkileyen bu yonetsel tanimlar icerik olarak cok onemlidir. Bu tanimlar asagidaki sorulara yanit aramaktadir. ;
Temel hedefler;
Yapmak istedigimiz nedir ve bunu gerceklestirmek icin hangi yone dogru gitmek istiyoruz ?
Temel stratejiler;
Bu yolculukta ve secilen rotada nasil bir hizla ve hangi araclarla hareket edegiz ?
Sayisal temel hedefler;
Belirli bir zaman dilimi icinde hangi noktaya ulasmayi hedefliyoruz ?

5. Bu projenin ciktilarina gore hangi yonetsel konular daha sonra gozden gecirilmelidir ?
Vizyon, misyon, politika;
Bu yolculuktaki temel yaklasimlarimiz ve ilkelerimiz nelerdir ?
Bolum ve surec hedefleri;
Bu yolculukta hedefe ulasabilmek icin her fonksiyonun, bolumun ve surecin kendi is
hedefleri nelerdir ve neler yapmasi gerekli ?

6. Hedef belirlemek neden onemlidir ?
Bilincli ve kontrollu yonetim icin en onemli araclardan biri “Hedef belirlemek”tir. Hedefleri bilincli olarak belirlemek icin yapilan calismalar sayesinde Kurulusun mevcut durumu daha tarafsiz ve bilincli olarak degerlendirilir. Farkli gorus ve yorumlar ortaya cikarilir ve degerlendirilir. Bu calismalar icin kurulus’ta “SWOT analizi” yontemini kullanmayi tasarladik.

Hedefleri sayisal olarak belirledigimizde zaman icinde nereye dogru gittigimizi, basarimizi ve basarisizligimizi acik, tarafsiz ve bilgiye dayali olarak degerlendirebiliriz, karsilastirma yapabiliriz ve gerekli onlemleri zamaminda ve etkili olarak alabiliriz.

7. Hedeflerin belirlenmesine kimler katilacak?
Hedeflerin belirlenmesi kademeli olarak bir paylasim ve iletisim sureci icinde yurutulecektir. Ust seviye ve yonetsel hedefler yoneticiler tarafindan gorus birligi ve uzlasimi ile belirlendikten sonra surec ve bolum hedefleri belirlenecektir. Butun bu asamalarda hedefler, diger ilgili yonetici ve ilgililerle paylasilacaktir. Daha sonra cesitli iletisim kanallariyla tum kurulus calisanlarina duyurulacak, anlasilmasi ve benimsenmesi saglanacaktir.

8. Bu konuda katilim ve paylasim onemli midir ?
Katilim ve paylasim kesinlikle cok onemlidir. Birinci yarar, isin icinde olan insanlarin islerini farkli gozle dusunmesini, degerlendirmesini ve birlikte iletisime gecmesini saglamaktir.

Ikinci yarar ise, fikirlerin ve kararlarin gelisim surecine sorumluluk seviyesi cercevesinde kademeli olarak ilgili kisiler de katilacagindan, belirlenen hedeflerin ve bu yonde yapilmasi gerekli calismalarin daha kolay ve iyi anlasilacak ve benimsenecek olmasidir.

9. Hedef belirlemenin ISO 9001 Kalite Yonetim Sistemi ve benzer yonetim sistemi standartlari acisindan onemi nedir ?
ISO 9001:2000 standardi “Yonetimin Sorumlulugu” basligi altinda “Hedeflerin belirlenmesi, tanimlanmasi, duyurulmasi ve zaman icinde gozden gecirilmesini sart kosmustur. Benzer sekilde ISO TS 16949 gibi diger Yonetim Sistemi standartlarinda da ayni sartlar ileri surulmektedir. Hedeflerle ilgili sartlar standartlarin diger maddeleriyle de yakindan iliskili olup butunsel bir yonetim araci olarak tanimlanmaktadir. Bu iliskili maddeler ve gerekler asagida siralanmistir;
- Kalite politikasi
- Yonetimin KYS’ni gozden gecirmesi
- Surekli iyilestirme
- Urun ve sureclerin olculmesi
- Veri analizi
- Musteri ve Surec odakli yaklasim
- Duzeltici ve onleyici faaliyetler

HEDEFLERLE YONETIM PROJESI IS AKISI
10. “Hedeflerle Yonetim” calismasi hangi asamalardan olusuyor ?

“Hedeflerle Yonetim calismasi bes alt asamadan olusuyor.

1.On Degerlendirme ve Planlama

Mevcut seviye ve uygulamalarin taninmasi amaciyla inceleme yapilmasi ve sonraki asamalarin planlanmasi

2.Strateji ve Hedefler Semineri

Genel kavram ve yontemlerin paylasilacagi 1 gunluk seminer

3.SWOT Analizi calismasi ve raporlama

Ciktilar : Kuvvetli Yonler, zayif yonler, firsatlar, tehditler

4.Hedefler Calistayi

Kurulus temel hedeflerinin tanim ve sayisal olarak belirlenmesi, ornek secilen temel hedefler icin eylem planlarinin olusturulmasi

5. Kurumsal, Surec ve bolum hedeflerinin iliskilendirilmesi

Temel hedeflerin sureclere ve bolumlere indirgenerek ve surec etkilesimlerine gore iliskilendirilmesi

6. Duyurma ve Paylasim

Kurulus calisanlarinin temel degerler ve hedefleri tanimasi ve geri besleme alinmasi ile ilgili calismalarin planlanmasi ve uygulamaya alinmasi

7. Sunum ve Raporlama

Yapilan calismalar ve sonuclarinin kurulus ust yonetimine toplantida sunulmasi ve yazili rapor olarak iletilmesi

HEDEFLERLE YONETIM PROJESI IS AKISI
11. Neden SWOT analizi yapilacak ?
SWOT Analizinin amaci, ust yoneticiler ve ilgili fonksiyonel yoneticilerin katilimiyla kurulus bunyesinde;
• Kuvvetli yonlere bagli olarak gelistirilecek zayif yonlerin belirlenmesi ve onceliklendirilmesi
• Kuvvetli yonlerin korunmasi ve zayif yonlerin gelistirilmesi icin gerekli faaliyetlerin belirlenmesi
• Belirlenen alanlardaki gelismeleri izlemek uzere olcum yontemleri ve hedeflerin belirlenmesi
konusunda dusunmek, degerlendirmek, fikir ve gorus iletmek ve paylasmaktir.

SWOT Analizi, yoneticilerin var olan bilgileri, yargilari, degerlendirmeleri ve goruslerinin sistematik bir gorus iletme yontemiyle suzgecten gecirilmesini ve siniflanmasini saglayan en sade ve etkili yontemdir.

Mutlaka belirli bir disiplin, on calisma ve hazirlik gerektirir. Sonucunda mutlak uzlasim, fikir birligi ve ortak dusuncelere ulasmayi gerektirmez. Amac, sadece fikir ve goruslerin belirli bir yontemle tanimlanabilir, gorunebilir, uzerinde dusunulebilir ve tartisilabilir bir noktaya getirmektir.

12. SWOT analizi yaparken gruplardaki bazi katilimcilarin Kuvvetli yonler veya tehditleri belirtirken bilgi veya zaman yetersizligi nedeniyle hatali veya eksik degerlendirmeler yapmalari durumunda bu hatali gorusler bu calismanin sonucunu olumsuz etkilemez mi ?

Hayir, etkilemez. Biraz once aciklandigi gibi, SWOT Analizi, mutlak uzlasim ve dogru tanimlamalari aktarmak anlaminda bir sonuc uretmez. Tanimlar ve degerlendirmelerin dogrulugu ve onemi gorecelidir ve kisiye gore degisir. Bilindigi gibi bu analizde butun gorusler “degerli” dir ve “degerlendirmeye acik”tir ve daha sonraki asamalarda onem tasiyacak bir ipucu fikir olabilir. Rehberlik yapan kisiler olarak gelen butun gorusler, ilgili basliklar altinda herhangi bir silme yapilmadan toplanir. Sadece belirli kurallar cercevesinde “indirgeme” veya “ayni baslik altinda toplama” yapilir.

13. SWOT analizi sonucunda ne elde ederiz ?

SWOT analizi sonunda kurulusun kuvvetli yonleri, zayif yonleri, firsatlari ve tehditlerini katilimci gruplari icin ayri ayri listelemis olacagiz.

14. Daha sonra belirledigimiz kuvvetli yonler, zayif yonler...vb icin siniflama ve onceliklendirme siralamasi yapacagiz. Bu calismanin amaci nedir ?

Yapacagimiz onceliklendirme ile bu listeleri belirli basliklar altinda toplayacagiz, onem sirasina gore siralayip en onemli gordugumuz unsurlari onceliklendirecegiz. Bu sayede ozellikle kurulus icin en kritik ve onemli gordugumuz tehditleri ve firsatlari on plana alacagiz.

Daha sonra belirleyecegimiz temel hedeflere gore yapilacak faaliyetleri gerceklestirmek icin zaman, mali kaynaklar, isgucu, enerji..vb harcayacagiz. Bu kaynaklarimizi oncelikle en kritik ve onemli konulara aktarmamiz ve dengeli kullanmamiz cok onemli.

SWOT analizi sonunda, birlikte belirledigimiz “Kuvvetli ve Zayif yonlerimiz”i kullanarak hangi “Firsatlar”i yakalayabilecegimiz, hangi “tehditler”i savusturabilecegimizi degerlendirecegiz.

Dolayisiyla, kurulus icin,
- Mevcut kuvvetli ve zayif yonlerimizi kullanarak onumuzdeki firsatlardan yararlanmak
- Bizi tehdit eden unsurlara karsi zayif oldugumuz alanlari guclendirmek, kuvvetli yonlerimizi

kullanmak icin hangi faaliyetleri yapmamiz, hangi faaliyetlere oncelik vermemiz gerektigini belirleyecegiz.

Boylece her bir hedef (Firsat veya Tehdit) icin bu “hedefi yakalama”da veya bu “tehdidi uzaklastirma”da, yararlanabilecegimiz guclu yanlarimiz veya iyilestirmemiz gereken Zayif yanlarimiz listelenmis olacak.

15. Hedefler Calistayi’nda Temel hedefleri nasil belirleyecegiz ?

Yapilan yorumlari degerlendirerek temel hedefleri hem butunlestirecegiz hem de sadelestirilecegiz. Boylece kurulus icin “temel hedefler” ve “Temel faaliyetler” belirlenmis olacak. Temel hedefler icin yonetim seviyesinde temel “hedef rehberleri “ belirlenecek.

16. Hedef Belirleme Kriterleri neler olabilir ?

Hedeflerin belirlenmesi icin asagidaki unsurlar goz onune alinir;
- Vizyon, misyon, politika, stratejilerle uyumu
- Diger kurum, bolum ve bireysel hedeflerle uyumu
- Olculebilir olmasi
- Rakiplerin ve ornek alinabilecek diger Kuruluslarin verileriyle ve ilgili genel oranlarla karsilastirilabilir olmasi
- Musteriye sunulan urun ve hizmetleri dogrudan etkileyen kritik surec ve alt sureclerle iliski kurulmasi

Yeni donem icin hedef belirleme durumunda;
- Onceki donem performans sonuclariyla uyumlu
- Konuyla ilgili stratejilere uyumlu
- Diger hedeflere gore uyumlu
- Yaraticilik, verimlilik ve performans acisindan zorlayici
- Ulasilabilir

17. Surec Hedefleri nasil belirlenebilir ?

Belirlenmis olan temel ve destek sureclerle kritik surecler icin performans gostergeleri ve hedefler belirlenebilir. Bu sureclerin ciktilarini etkileyen parametrelere bagli olarak sayisal hedefler tanimlanabilir.

Ornegin; Ar-Ge bolumunu ele alalim. Bu bolum, yuruttugu, kontrol ettigi ve yonettigi faaliyetler cercevesinde “Urun gelistirme sureci “kapsaminda degerlendirilebilir.
Surec: Urun gelistirme
Hedef konusu: Yeni urun gelistirme hizi
Sayisal hedef: 2005 yili icinde yeni 3 urun’un gelistirilip pazara sunulmasi

Bu kapsamda birbirini etkileyen surecler ve sonuclar mutlaka sistematik bir yaklasimla goz onune alinmalidir. Yoksa, zit etkili surecler ve sonuclar hedeflere yansiyabilir ve gereksiz efor kaybi ve catisan surecler olusabilir.

18. Bireysel hedefler nasil belirlenebilir ?

Bireysel hedefler, kurulus temel hedeflerinin yansimasi ve izdusumu olarak belirlenebilir. Dolayisiyla temel hedefler, sayisal surec hedeflerine ve faaliyet hedeflerine donusebilir. Ilgili sureclerden ve faaliyetlerden sorumlu olan yoneticiler, bu konularda bireysel hedeflere de sahip olabilirler.

19. Calistay’in ikinci bolumunde neler yapacagiz ?

Bu asamada Proje Ekibinden yeni bir calisma talep edecegiz. Yukarida belirttigimiz temel hedeflere ulasmak icin kurulus butununde neler yapilmasi gerektigi belirlenecek. Bu amacla temel hedeflerden ornek olarak sececegimiz birkac hedef icin “Hedef Ekipleri” olusturulacak. Bu hedefi nasil yakalayabilecegimiz, hangi arac ve yontemleri kullanacagimiza dair yorumlar yapilacak ve kararlar alinarak faaliyet planlari olusturulacak.

Her bolumun mumkun oldugunca bu hedefe yapabilecegi katki ve destegi acik olarak kendi faaliyetleriyle butunlestirerek belirtmesi istenecek. Grup genelinde ortak fayda saglayacak veya ortak zararlara yol acacak hususlarin da ayrica belirtilmesi talep edilecek.

20. “Hedefler Calistayi sonrasinda SWOT analizinde belirledigimiz hedef alanlari ve surec performans gostergeleri arasinda iliskilendirme yapacagiz. Bunun amaci nedir ?

Kurumsal hedeflerle surec hedeflerinin birbiriyle uyumlu ve dogru yonde etkilesim icinde olmasini saglamaliyiz. Bazi surecler amaclari geregi belirlenen hedefler birbirleriyle celisebilir. Bu amacla celisen hedef alanlari ve sayisal degerleri gozden gecirerek gerekli duzeltmeleri yapmaliyiz.

21. Vizyon, misyon, politika ve degerler tanimlari gozden gecirilmeli mi ?

SWOT analiziyle belirledigimiz oncelikler ve temel hedefler, vizyon ve misyonun temel fikrini olusturacak ve Kalite Politikasi da ayni kapsamda ust yonetim tarafindan yeniden gozden gecirilerek guclendirilip guncellenebilecek.

22. Hedefler arasinda belirli bir denge ve uyum olmasi nasil saglanacak ?

Eger alt hedefleri dengeli ve bilincli olarak belirlemezsek, birbiriyle cakisan ve birbirlerinin tersi olan hedef konulariyla karsilasabiliriz. Bu yuzden alt operasyonel hedeflerin, temel hedeflerle iliskilendirilerek secilmesi zorunlu.

23. Hedefleri zaman icinde degistirebilir miyiz ?

Hedefler, performans sonuclarinin degerlendirilmesi sirasinda hedeflerin konu ve sayisal olarak uygunlugu hedef belirleme kriterlerine gore degerlendirilebilir. Iyilestirme yapilmasi gerekli gorulen hedefler konuyla ilgili olan yonetici ve personelin gorusleri alinarak gorusulebilir. Herhangi bir degisiklik onerisi ilgili ust bolum yoneticisinin onayina sunulabilir. Onay sonrasi hedef degisikligi ilgili bilgilerin butun yonetici ve personele duyurulmasi gerekli ve yararlidir.

Sinan Polater