Hesap tablosu yazılımlarının temel işleyiş mantığının kavramada veri girişi, veri düzenlenme ve veri
biçimleme konusunda bilgi edinmek gerekmektedir. Bu amaçla izleyen bölümde yer alan açıklamaları okuyarak mevcut örnekleri kendi bilgisayarlarınızda gerçekleştirmeniz hesap tablosu yazılımlarını öğrenme sürecinizi hızlandıracaktır.
Hücre İşlemleri ve Veri GirişiHesap tabloları ile çalışılırken bilinmesi gereken ilk
konu hücre kürsörünün kullanılmasıdır. Hücre kürsörü ekrandaki
tablo üzerinde etkin olan hücreyi göstermek amacıyla
farklı renkte işaret edilen hücreyi ifade etmektedir.
Hücre kürsörünü hareket ettirmede kullanılacak kısayollar,
tablo oluşturma ve düzenlemedeki hâkimiyetinizi arttıracak
ve hızlı bir şekilde kullanmanıza olanak sağlayacaktır. Aktif
olan hücreye veri girmek için doğrudan klavye kullanılabilir
ancak daha önceden veri içeren hücreleri düzenlemek için
F2 tuşuna basılabilir ya da fare ile çift tıklanır.
Kürsörü doğrudan bir adrese gönderilmesinde F5 tuşu kullanılabilmektedir.
Hesap tablolarının etkin kullanımının sağlanmasında kısayol tuşlarının kullanımı oldukça önemlidir. Satır sütun eklemek, veri biçimlemek, kürsör yönetimi kısayollar ile çok hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilmektedir.
Hücre kürsörünün hareket ettirilmesinde kullanılan temel kısayollarKısayollar Kürsör HaraketliSol Ok (→) Kürsörü bir sola hareket ettirir.
Sağ Ok (←) Kürsörü bir sağa hareket ettirir.
Yukarı Ok ( ← ) Kürsörü bir yukarı hareket ettirir.
Aşağı Ok ( ←) Kürsörü aşağı hareket ettirir.
Ctrl + → Soldaki veri girilmiş ilk alana hareket eder.
Ctrl + ← Sağdaki veri girilmiş ilk alana hareket eder.
Ctrl + ← Yukarıdaki veri girilmiş ilk alana hareket eder.
Ctrl + ← Aşağıdaki veri girilmiş ilk alana hareket eder.
Home Bulunulan satırın en solundaki hücreye gidilir.
Ctrrl + Home A1 hücresine gidilir.
PgUp Aynı hücrede bir ekran aşağıya hareket eder.
PgDn Aynı hücrede bir ekran yukarıya hareket eder.
Shift+(boşluk) Aktif satırın seçilmesi.
Ctrl+(boşluk) Aktif sütunun seçilmesi
Not: Bazı kısayollar Google e-Tabloları için geçerli olmayabilmektedir.
Kürsör hareketlerinde bir önemli konu da birden fazla hücrelerin seçim
işlemidir. Bu durumda ilgili hücrelerin çoklu seçilmesi gerekmektedir. Tablo
4.1’deki kürsör hareketlerinin tümü Shift tuşuna basılı olarak uygulanırsa
ilgili kürsör hareketleri seçme işlemi için yapılmış olur. Hücrelerin seçilmiş
olduğunu ilgili hücrelerin koyu renkle doldurulmuş olmasından anlayabilirsiniz.
Resim 4.2’de ilgili alanın seçilmesi için kürsör B2 hücresinde bulunurken
Shift+Ctrl tuş kombinasyonu basılı iken sağ ok ve aşağı ok basılmıştır.
Hücreleri seçmek için kullanılan bir diğer yöntem de farenin sol tuşuna basılı tutarken
farenin hareket ettirilmesidir.
Bir hesap tablosuna veri girişi sadece klavye
kullanılarak yapılmaz. Bazen diğer programlardan
kopyala-yapıştır işlemi ile bazen de dış veri kaynaklarından
veri alınmak suretiyle yapılabilmektedir.
Dış veri kaynaklardan veri almak bir hesap tablosu
yazılımının en önemli özelliklerinden biridir. Bunun
nedeni günümüzdeki birçok bilgi sisteminde
oluşan verilerin veri tabanlarında, web sayfalarında
ve metin dosyalarında bulunmasıdır. Kopyalama
yöntemi birçok kullanıcı tarafından Ctrl+C ve Ctrl
+ V tuşları kullanılarak basitçe uygulanabilmektedir.
Dış veri kaynaklarından veri aktarmak için
ise ilgili menülerden seçim yapmak gerekmektedir.
Örneğin Excel yazılımında dış veri kaynakları için
veri sekmesinin sol kısmında bulunan dış veri alma
fonksiyonlarının kullanılması gerekmektedir. MS
Access, metin dosyası, web sayfaları, SQL Server
veri tabanı, XML gibi birçok veri kaynağından talep
edilen veriler hesap tablosuna alınabilmekte ya
da bağlanabilmektedir. Dış veri kaynağının bir hesap tablosuna bağlanması demek verilerin dinamik
olarak bağlı olunan veri kaynağından güncellenebilmesi anlamına gelmektedir.
Veri Yapıları ve BiçimleriHesap tablolarının önemli özelliklerinden biri
de hücrelerinde sakladıkları verilerin farklı biçimlerde
görüntüleyebilmeleridir. Aslında veri yapısı
açısından bakıldığında hesap tabloları hücreleri
sayı ve metin türü olmak üzere iki farklı tür olarak
barındırır. Saklanılan sayısal veriler kullanıcının talebi
doğrultusunda biçimlenerek görüntülenmesi
sağlanır. Hesap tablosu yazılımları hücrede saklanan
verinin biçimlenmesini kolaylaştırmak için
kullanışlı ara yüzler tasarlamıştır. Aktif olarak seçilen
hücre ya da hücrelerin biçimlenmesi için yazı-
lımlarda menüler mevcuttur. Fakat bu ara yüzlere
hızlı ulaşım için MS Excel ve Open Office Calc
yazılımlarında “Ctrl+1” kısayol tuşu tanımlanmış-
tır.
Google e-tablolarında ise biçim menüsü altında
“Sayı” seçeneğinden formatlara ulaşılabilmektedir.
Resim 4.3’te 0,18 değeri olan bir hücrenin %18.0
görünümüne nasıl biçimlendirildiği gösterilmektedir.
Ondalık basamak sayısı 1 olarak belirlendiğine
dikkat edilmelidir.
Kullanıcıların sayıları kolay biçimlemelerine yönelik olarak
standart veri türleri yazılımlarda tanımlanmıştır. Ancak
kullanıcıların talep edilebilecek farklı biçimlerin elde edilmesi
için esnek olarak tasarlanmış isteğe uyarlanmış veri
türü bulunmaktadır. İsteğe uyarlanmış biçimleme çeşitli
semboller ile sayıların farklı görünümünü elde edebilmektedir.
Tablo 4.2’deki örneklere ek olarak 03.09.2008 tarihi
için “aaa.yy” ifadesi ile “Eyl.08”, “gg.
.yy gggg” ifadesi
ile “03.Eylül.08 Çarşamba” ve “aaaa yyyy” ifadesi ile “Eylül
2008” gösterimleri elde edilebilmektedir.
Bilgisayarda tarih verisi ondalıklı bir sayı olarak saklanır. Tam sayı kısmı 01.01.1900
den başlayan gün sayısını, kesirli kısmı ise saat kısmını saklamaktadır. Örneğin 2,25
sayısı 02.01.1900 06:00 zamanını işaret etmektedir. Saatin 6:00 olarak hesaplanmasının
0,25 sayısından yani bir günün dörtte birinden geldiğine dikkat ediniz.
Biçim uygulanmış sayısal verilerSayı Biçimi Veri Biçimli Veri AçıklamaGenel 3,141592654 3,141592654 Genel görünüm
Sayı 3456789,987 3456789,987 Ondalık basamak sayısı 2 ve 1000 ayracı ile biçimlenmiş
Para Birimi 150,5 150,50 T Ondalık basamak sayısı 2 ve Türk Lirası birimi seçilmiş
Finansal 150,5 150,50 T Ondalık basamak sayısı 2 ve Türk Lirası birimi seçilmiş
Tarih 26469,0000 19 Haziran 1972 Türkçe için tarih biçimi
Saat 0,374988426 08:59:59 Saat: dakika: saniye: biçimi uygulanmış veri
Yüzde Oranı 0,18 18,0% Ondalık basamak sayısı 1 olarak belirlenmiş yüzde biçimi
Kesir 3,141592654 3,141592654 3 tam 1 bölü 7 şeklinde kesir gösterimi olarak biçimlenmiş
Bilimsel 1000000 1,0E+06 Üssel sayı olarak bilimsel gösterim
Metin 3,141592654 3,141592654 Sayısal değerin metin olarak biçimlenmiş görünümü
Özel 2223350580 (222)335-0580 Telefon numarası şeklinde biçimlenmiş sayı
İsteğe uyar. -742,5 -743 “#.##0_ T;[Kırmızı]-#.##0_ T“ ifadesi ile formatlanmış veri
Şekilsel BiçimlendirmeHesap tablolarının temel işlevlerinden birisi de kullanıcılara anlaşılır, düzenli ve iyi tasarlanmış tablo ve grafikler oluşturmaktır. Her hesap tablosu yazılımı tabloların iyi bir görünümde tasarlanmasını sağlayacak hücre biçimleme işlevlerine sahiptir.
Hesap tablosu yazılımları kullanıcıların kolay ve hızlı olarak görsel tasarımlar gerçekleştirmeleri için önceden tasarlanmış hazır stiller sunarlar. Ancak kullanıcıların bir tablonun biçimlendirilmesine hâkim olabilmesi için tablonun temel yapı taşı olan hücrenin biçimlendirilmesi hakkında yeterli bilgiye sahip olması gerekir. Bu nedenle öncelikle bir hücrenin biçimlendirme seçeneklerini bilmek önemlidir. Hesap tablolarındaki diğer işlemler gibi biçimlendirme yapılacak hücre ya da hücrelerin seçili olması gerekmektedir.
Hesap tabloları yazılımlarının birçoğunda en sık kullanılan temel işlevlere yazılımın üst kısmında bulunan araç düğmeleri ile erişilebilmektedir.
Hücrelerin biçimlendirilmesi için bir önceki kısımda
Ctrl+1 ile ulaştığımız hücre biçimlendirme menüsü şekilsel
biçimlendirme için de kullanılabilecek bir arayüz olacaktır.
“Hücre Biçimlendir” menüsünün sekmelerinde yer alan “Sayı”, “Hizalama”, “Kenarlık” ve “Dolgu” bölümleri bir hücrenin biçimlendirilmesi için gerekli işlevleri sağlarlar. Bu ara yüzdeki sekmelerin işlevi sırasıyla anlatılacaktır.
Hizalama: Verinin hücre içinde yerleştirileceği konumu, yönlendirme biçimini ve metin denetimi
ayarlamalarının yapılacağı sekmedir. Genellikle bir ayarlama yapılmaz ise metin veriler
hücrenin sol alta sayısal veriler ise hücrenin sağ alt kısmına yerleştirilir.
Yazı Tipi: Hücre içinde görüntülenecek verinin yazı tipi, büyüklüğü,
rengi ve vurgu türünü (kalın, italik) belirleyen biçimlemedir. Ayrıca metinlerin
alt simge, üst simge gibi efektleri genellikle yazı tipi kısmından
ayarlanabilmektedir.
Kenarlık ve Dolgu: Tablonun şekillendirilmesinde kenarlıklar ve dolgu
da mutlaka bilinmesi gereken biçimlendirme işlevleridir. Bir hücrenin ya
da seçilmiş hücrelerin kenarlıklarındaki çizgilerin kalınlığı, şekli ve rengi
bu kısımdan belirlenebilir. Hücrenin zemin rengi ya da başka bir ifade ile
dolgu renginin belirlenmesi için birçok farklı seçenek sunulmaktadır.
Metin denetiminde yer alan hücre birleştirme işlemi için
Ctrl+1 tuşlarına basılmadan önce ilgili hücrelerin seçilmesi gerekmektedir.
Koşullu biçimlendirme de hesap tablosu yazılımlarının
tamamı tarafından desteklenen bir özelliktir. Bu
biçimlendirme şekli sayesinde kullanıcılar veri içinde
dikkat çekmek istedikleri değerleri önceden belirledikleri
ayarlamalar ile tanımlarlar.
Örneğin değerin 0 dan küçük olması durumunda yazı rengimi kırmızı ve koyu
ayarlanması. Bu özellik ile hatalı veri girişini engelleyebildiği
gibi verinin büyüklüğü görsel olarak anında ölçeklenebilmektedir.
Hücre içindeki verinin metin olması durumunda ise biçimin her bir içeriğe göre teker teker
tanımlanması gerekmektedir. Hesap tablolarının son versiyonlarında
koşullu biçimlendirme seçenekleri oldukça çeşitli ön biçimler sunmaktadır.
Koşullu biçimlendirme hücre içine girilecek
verinin değerine göre daha önceden belirlenmiş biçimlerin otomatik olarak
uygulanmasını sağlayan biçimlendirme türüdür.
Aşağıda 0 ile 100 arasında ölçeklenmiş bir koşullu biçimleme örneği
yer almaktadır.
Ders Kodu Ara Sınav NotuSOS113U 84
MUH103U 10
HUK101U 76
İKT103U 88
İŞL105U 78
MAT105U 86
BİL101U 100
0 Yanıt
1704 Gösterim