Konu: Eğitim İhtiyaçlarının Belirlenmesi ve Kurum Kültürünün Analizi

[Aşık-ı sadık]

Eğitim İhtiyaçlarının Belirlenmesi ve Kurum Kültürünün Analizi


Yrd.Doç.Dr A.Filiz SUSAR-Maltepe Ünv.
Elif SUNGUR YAPICIER
Lyra Yönetim Hizmetleri

İşletme belirli bir toplumda faaliyetlerini sürdürür. Bu toplumun üyelerinin kendilerine özgü inançları, değer yargıları, çeşitli olaylar karşısında belirli tavırları vardır.

İşletme yöneticileri için bu kültürel öğeleri bilmek, yönetim tarzının düzenlenmesi, işletmenin iyi iş sonuçları almak üzere yönlendirilmesi açısından önemlidir. Bir toplum içinde faaliyetlerini sürdüren işletmeye o toplumun bilgisel özellikleri, kanunları, teknolojik seviyesi de etki edecektir.

İşletme içinde çalışan her birey, içinde sosyalize olduğu bu kültürel unsurlar tarafından şekillenmiş olarak işletmeye gelir. İçinde yer almaya başladığı bu işletme de bir alt kültürdür. Dolayısıyla işletme içinde yaratılmış ve/veya biçimlendirilmiş bu kültüre çalışanların uyumunun sağlanması kültürün ve dolayısıyla işletmenin devamlılığı açısından oldukça önemlidir. Zaman zaman da işletmenin sahip olduğu kültürel özellikler ileride varılmak istenen noktalar açısından destekleyici olmayabilir, bu durumda da işletme yöneticisinin kendi organizasyonunun özelliklerini belirlemesi ve bunun sonucunda değiştirilecek ve/veya pekiştirilecek unsurlara karar vermesi ancak kurum kültürünü ölçmesi ile mümkün olabilir. Değişim ve pekiştirme/geliştirme konuları ise eğitim desteğine ihtiyaç duyulacak alanlar olduğundan, bu yaklaşım direkt olarak eğitim ihtiyaçlarının anlaşılması adına önemli bir katma değer sağlayacaktır.

İnsan kaynaklarının en önemli faaliyeti olan eğitim ve geliştirme kurumsal kültürün oluşturulmasında / dönüştürülmesinde önemli bir girdidir. Bu nedenle eğitim ihtiyacı belirleme ve kurum kültürü analizi birlikte ele alınmalıdır.

Hem eğitim ihtiyaçlarının belirlemesi hem de kurum kültürünün analizi için yapılan çalışmalar ve kullanılan yöntemler aynı ya da birbirini destekleyici özellik taşımaktadır. Bu yüzden birlikte ele alınmaları zaman, maliyet ve yaratılacak katma değer açısından yarar sağlayacaktır.

Eğitim ihtiyaçlarını belirleme ve kurum kültürünün analizi konuları birlikte ele alındığında, eğitimle halledilemeyecek sorun alanlarını da belirleyebilmek ve çözüm önerilerinde bulunmak mümkündür.

Aslında kurumun kültürünün organizasyonun üyeleri tarafından bilinmesi beklenen bir durumdur. Ancak kurum kültürüne ilişkin bu bilgi tam değildir, belirli miktarda da subjektiflik taşımaktadır. İşletmenin sahibinin / yöneticilerinin kendi kurumlarının kültürel özelliklerini bilmeleri, kültürünün değiştirilecek, pekiştirilecek unsurlarına karar verilmesini mümkün kılar. Böylece yönetim tarzının düzenlenmesi, işletmenin gideceği yön ve varmak istediği nokta, yatırımların ve değişimin yönetilmesi mümkün olabilir.

Analizde Kullanılacak Veri Toplama Araçları***

Eğitim ihtiyaçlarını ve kurum kültürünü belirlemede kullanılan temel araçlar, katılımlı gözlem, derinlemesine görüşme vb. kurum kültürünü belirlemekte etkin sonuçlar verdiği bilinen bilimsel yöntemlerdir.

1.Katılımlı Gözlem: Bu yöntemle araştırmacı incelediği kültürde belli bir süre geçirerek, gözlemler yapar. Böylece dışardan biri olarak iç bünyede çalışanların fark edemediği pek çok unsuru tespit etme şansı yakalar. Araştırmacının- danışmanın katılarak gözlem yapması ancak kurumun izin verdiği ölçüde gerçekleşebilir.

2.Derinlemesine Görüşme: Belli pozisyonda yer alan ve kurumu iyi tanıdığı bilinen kişilerle yapılan detaylandırılmış görüşmelerdir. Bu görüşmelerin temel özelliği, mülakata göre zamanın daha serbest kullanılması ve görüşülen kişilerle belli aralıklarla tekrar biraya gelinmesidir. Kurucu ve bazı üst yöneticiler ile bu tür görüşmeler yapılması uygun olabilir.

3.Mülakat: Belli bir soru formu yardımıyla işletmede çalışanların tümünden ya da seçilmiş bir örnekten bilgi alınmasını sağlar. Bu yöntemle organizasyonda yer alan tüm kademelerdeki çalışanlardan yüzyüze görüşmeler veya elektronik ortamda çalışan araçlar yardımıyla kültürü nasıl tanımladıkları ve algıladıkları hakkında veri toplanır.

***Bu bölüm, A.Filiz Susar�ın Organizasyon Kültürü adlı basılmamış doktora tezinden alınmıştır.

4.Kurum Kayıtlarının- Yazılı Belgelerinin ve Fiziksel Konumunun İncelenmesi:

Kurumun yazılı belgeleri kültürü hakkında önemli göstergeleri içerir. Kalite elkitabı, organizasyon şeması, çeşitli yayınlar (dergiler, yıllık bültenler, broşürler vb.), performans ölçüm raporları, misyon ve vizyon açıklamaları, sloganlar, öneri ve şikayet dilekçeleri gibi pek çok belge organizasyonun yüzeyde yer alan katmanına ait bilgilerin derlenmesine olanak sağlar. Organizasyonunun konumu, binaların sahip olduğu özellikler, departmanların fiziksel konumları da kültür hakkında fikir edinilmesi için incelenmesi gerekli unsurlardır. Bu aşamada da katılımlı gözlem metodu uygulanır.

5.Odak Grup Görüşmeleri

Diğer veri toplama araçları ile elde edilen veriler araştırmacılar için bir ufuk oluşturmaya başladığında, kuruma özgü kültürün tespiti açısından kritik soruların sorulması için odak grup görüşmeleri düzenlenir. Bu çalışmalar araştırmacının yönlendirici değil, kritik soru kelimelerini ortaya atan ve moderatör görevi üstlendiği türde görüşmelerdir ve kayıt altına alınırlar.
6.Anket

Organizasyonel kültürün yüzeyde kalan kısımlarına ait özelliklerinin ne kadar bilindiğinin, dolayısıyla paylaşıldığının tespiti için çalışanların tümüne bir anket uygulanabilir. Bu çalışmalar elektronik ortamdan da yürütülebilir.

Eğitim İhtiyaçlarının Belirlenmesi ve Kurum Kültürünün Analizi Çalışmalarında İzlenecek Yöntem

1.Araştırmanın Amacının ve Öneminin Belirlenmesi (Üst yönetimin desteğinin alınması ve çalışanların araştırma konusunda bilgilendirilmesi)

Organizasyon kültürünün analiz edilmesi için öncelikle yöneticilerin ve liderlerin onayı ve desteği tam olarak alınmalıdır. Burada özellikle alt departmanlarda bulunan yönetici ve liderlerin bu araştırmanın gerekçeleri ile sonuçlarının yararlılığı konusunda ikna edilmeleri önemlidir. Çünkü araştırmanın ne yarar getireceğini bilmeyen yöneticilerin alt kadrodaki elemanları yönlendirmeleri ve işbirliğine gitmelerini sağlamaları mümkün değildir.

2.Ön Araştırma ( Kuruma ait genel bilgilerin derlenmesi)

* Misyon, vizyon, kalite elkitabı, organizasyon el kitabı, organizasyon şeması vb. dokümanlar,
* Müşterilerin / kamuoyunun kurum ve hizmetlerini değerlendirdikleri güncel anket v.s sonuçları,
* Personele ilişkin demografik özellikleri ve eğitim, performans bilgilerini içeren kayıt ve listeler,
* Çeşitli düzeylerde yapılan toplantılara ilişkin tutanaklar ve alınan kararlara ilişkin bilgiler v.b incelenir.

3.Anakütle ve Örneklem: Hazırlanan soru formları çalışan sayısına uygun olarak tüm çalışanlara uygulanabileceği gibi, seçilmiş bir örnek kütleye de uygulanabilir. 50 den fazla çalışana sahip firmalarda her departmandan bilimsel uygunluğu gözönünde tutularak belli bir örnek kütlesinin seçilmesi yoluna gidilir.

4.Veri Toplama Aracı: Bu aşamada yukarıda kısaca bahsedilen araçlardan hangilerinin araştırma yapılacak işletmede uygulanacağına karar verilir. Çalışanlarla yüzyüze yapılacak görüşmelerle ve/veya elektronik ortamda yapılacak bir araştırma ile bilgi toplanabilir. Sorgulanacak temel başlıklar şunlardır:

o Organizasyonun Görünen Değerleri (logo, slogan, misyon, vizyon açıklamaları vb.)
o Organizasyonel Hikayeler
o Törenler, Kutlamalar, Adet ve Alışkanlıklar
o Organizasyonel İnanç, Değer, Tutum ve Normlar
o Biçimsel ve Biçimsel Olmayan İletişim Ağı
o Organizasyonel Süreçler ve Öğrenme
o Ödüller ve Model Kişiler
o Organizasyonel İlişkiler
o Ast Üst İlişkileri
o Kuruma Bağlılık
o İş Süreçleri ve İş Yapma Biçimleri
o Gelişim ve Değişime Ait Tutumlar
o Eğitim İhtiyaçları
o Kalite Anlayışı
o Sosyal Sorumluluk
o Kurumun Güçlü ve Zayıf Yönleri
o Belirlenecek Kritik Konulardaki Çalışanların Tutum ve Anlayışı

5.Araştırmanın Uygulanması ve Verilerin Değerlendirilmesi: Araştırmacılar çalışanlar arasından seçilmiş örnek kütleyle soru formunu yüzyüze uygulayarak ve/veya elektronik ortam aracılığı ile verileri ilk elden toplar. Sonuçlar yine elektronik ortamda değerlendirilir, toplu sonuçlar grafik ve tablolar şeklinde sunulur.

6.Verilerin Yorumlanması ve Eğitim Önerileri: Toplanan veriler ışığında, kurum kültürünün genel özellikleri ve çalışanlar arasında paylaşılma düzeyleri bir rapor şeklinde sunulur. Kültürün mevcut durumundan hareketle hangi parçalarında eksiklik olduğu ve desteklenmesi gerektiği ve eğitim/ geliştirme ihtiyaçları artık bilinmektedir.

Sonuç:

�Eğitim İhtiyaçlarının Belirlenmesi ve Kurum Kültürünün Analizi� söz konusu iki farklı alanın işlevsel bağlantısı dikkate alınarak üretilmiş yeni bir yaklaşım olarak tarafımızdan önerilmektedir.

Sistemlerde bütünün tamamı anlaşılmadan, o sisteme ait her hangi bir parçanın anlaşılması mümkün olmaz.

Bu durumda kurum kültürünün bütününün anlaşılması eğitim ihtiyaçlarının tespitinde vazgeçilmez bir unsur olmaktadır. Çünkü, kurum kültürü dikkate alınmadan, ölçümü yapılmadan herhangi bir çalışan ya da bölüm bazında yapılacak eğitim ihtiyaçları analizi eksik kalacaktır ve bu eksikliğe sahip bir analiz sonucu hazırlanan/ satın alınan eğitimler kuruma yararlı olmayacaktır.