Konu: Karışıklık verimli çalışmanın düşmanı

[Aşık-ı sadık]

Karışıklık verimli çalışmanın düşmanı


Serdar Yurdakul
İKEDA Eğitim Danışmanlık

Karışıklık sadece bulamadığınız bir kağıt ya da sürekli olarak karıştırdığınız çekmeceniz ya da bundan sonra ne yapacağınıza karar verirken yaşadığınız sıkıntı değildir. Yaşamınızdaki karışıklıklar; yapılacak çok işinizin olmasından, olmaması gereken yerlerde olan eşyalarınıza kadar, çeşitli biçimlerde oluşabilir. Bu esasında bir akıl karışıklığı durumudur.

Düzenli olma genetik mi?

İş hayatında çok daha başarılı olması gerekirken karışık çalışma alışkanlıkları nedeniyle hak ettikleri yere ulaşamayan birçok insan tanıdım. Bu durum kendime şu soruyu sormama yol açtı: � Düzenlilik bazı insanlara genetik bir hediye mi yoksa çevresel bir faktör mü?

Dağınık olmalarını bilinçli bir davranış gibi gösteren kişiler tanıdım. Hatta birisi dağınıklığını yaratıcılığına bağlıyordu �Dağınık insanlar doğuştan yaratıcıdır� gibi bir tezi vardı.

Gerçeği söylemek gerekirse organizasyon yeteneği ne tamamen genetik ne de çevresel; sonradan biraz çaba ve eğitimle öğrenilen bir disiplin. Düzenli olmak zaman içinde, aynı ata binmek gibi yavaş yavaş öğrenilen bir beceridir, bir davranış ve alışkanlıklar bütünüdür. Çok düzensiz birinin yardımla ve uygun bir eğitimle organize olabileceğine inanıyorum ancak bu sigarayı bırakmak gibi zorlu bir süreç ve irade gerekiyor.

Çevrenizdeki ve zihninizdeki karışıklıktan kurtulduğunuz takdirde hayatınız ve zamanınız üzerinde daha fazla kontrol imkanına kavuşur ve yaşamınızda kaosa daha az yer verirsiniz, daha üretken olursunuz, stres düzeyiniz düşer ve daha az kaynak �para, zaman, diğer kaynaklar- tüketirsiniz. Böylece yapmak istediğiniz şeyleri yapmak için yaşamınız içinde boşluklar yaratabilirsiniz.

Size garanti edebileceğim mesaj şudur: Düzenli olmak, dağınık yaşamaktan daha kolaydır!

Alışkanlıklar karaktere dönüşür

Verimliliğimizi etkileyen karışıklıklardan biri de ofis düzeni ve organizasyon ile ilgili alışkanlıklarımızdır. Burada ofis ve ev düzenini bıçakla keser gibi bölmemiz pek mümkün değil çünkü birçok konuda, evdeki yanlış alışkanlıklarımız genel verimimizi etkiliyor. Düzen deyince genellikle aklımıza öncelikle titiz insanlar gelir. Bu kişilerden, �çok titiz, evde her şeyi dosyalıyor, etrafta dağınık bir şey görmeye tahammülü yok� şeklinde bahseder, bu durumu bir olumsuzluk gibi görürüz.

İş hayatımdaki ilk patronum çok titiz bir kişiydi. Çalışırken ayrı renklerde kalemler kullanır. Konularına göre ayrı renklerle not alırdı. Tabii üniversiten yeni mezun genç yöneticiler olarak patronumuzun titizliğine anlam vermekte zorlanırdık. Halbuki o belki yılların verdiği tecrübelerini alışkanlık haline getirerek olumlu davranış biçimine dönüştürmüştü. Şunu unutmayın davranışlarınız zaman içinde alışkanlık haline gelerek karakterimizin olumlu ve olumsuz yönlerini oluştururlar.

Düzenli bir ofis verimli bir çalışma ortamı yaratır

Çalışma alanınızın organizasyonu verimliliğiniz üzerinde önemli payı olan ve çoğunlukla göz ardı edilen bir konudur. Çalışma hayatımda, müşteri ziyaretleri sırasında çok modern ve lüks ofisler görüyorum. Ancak tasarımlarda verimlilik konusu henüz bizim için yeni bir konu ya da verimli çalışmaya uygun teknoloji ile entegre mimari çözümler henüz bizim yaşantımıza girmedi. Bu ofislerde ya çok fazla elbise dolabı var, ya yeterli dosya dolabı yok ya da dolaplar çalışma masamıza 5 metre mesafede.

Başka bir ofis örneği; masa arkasında büyük bir ceviz kütüphane. Kütüphanede on senedir dokunulmamış kitap ve dergiler, bir sürü broşür ve reklam, kalorifer ve pencere kenarlarında bakımsız çirkin kötü saksı ve çiçekler... Masanın üzerinde ne ararsanız var, adeta Salı pazarı...

Şimdi bu iki uç örnekten hareketle tavsiyelerimi şöyle sıralayabilirim:

Ofislerde çalışma ortamını tasarlarken verimlilik ve iş akışını dikkate almamız gerekiyor. Kullandığımız malzemeler sağlam, sade ancak kullanışlı olmalı. Her türlü ıvır zıvır ve gereksiz malzemenin çekmece ve dolaplarda tutulması zihinsel yorgunluğu ve dağınık görüntüyü engelleyecektir.

Ofisiniz, ihtiyaç duyduğunuz kaynaklara (kilit elemanlarınız, dokümanlarınız) mümkün olduğunca yakın olduğunda daha etkin çalışabilirsiniz.

Dosyalarınıza koltuğunuzdan kalkmadan erişebilecek şekilde yerleştirin. Böylece dosyalarınıza kaldırılması gereken evrak, masanızın üzerinden daha çabuk kalkar.

Çalışma masanız sizin iş tezgahınızdır, depo olarak kullanmayın

Ofislerde gördüğümüz başka bir aksaklık da, çalışma masalarının üzerlerinin adeta bir kütüphaneye dönüşmüş olmasıdır. Masamızın üzerinde bilgisayarımız günlük iş dosyamız ve ajandamızın dışında başka bir şey olmamalıdır. Masamızı kişiselleştirmek istiyorsak bunu abartmamız lazım.

Bir projeyle dosyayla işiniz bitmediği zaman masa üzerinde bırakmayın. Devam eden işler dosyanıza not koyup dosyayı göz önünden kaldırın. Masanızın üzerinde günlük ihtiyaçlarınızın dışında bir şey kalmasın.

Unutmayın masanız sizin çalışma tezgahınızdır. Tezgahın üzerinde sadece üzerinde çalıştığınız malzemenin bulunması lazım. Günlük çalışma programınız ve yapılacak işler dosyanız dışında başka hiçbir şey yer almamalı. Korkmayın temiz bir masa, boş bir zihnin belirtisi olmadığı gibi dolu bir masa da çok çalıştığınızı göstermez!

Kağıt kullanımı azalmalı

Bundan 20 sene önce bilgisayarlar çalışma hayatımıza girmeye başlayınca birçoğumuz ofislerimizde kırtasiyenin ve etrafta dolaşan kağıtların azalacağını umduk. Belki hayatımıza kolaylık getirdiler ama üretilen kağıt miktarı azalmadı. Bugün artık telefon, faks, e-posta ve SMS ile iletişim kurabiliyoruz. Peki o zaman çalışma masamızın etrafını çeviren o kağıt yığınları nedir?

Cevabı çok basit. Bilgisayarlar geldi ama biz hala eski süreçlerimize ve alışkanlıklarımıza sıkı sıkıya bağlı olduğumuz için kağıt kullanmaya devam ediyoruz. Ofislerin çoğunda gereken kültürel değişimi yapamadık.

Kağıt yığınları nasıl azalır?

Öncelikle elimize gelen her evrağın ofisimizde bir adresi olması lazım. Gelen her evrağı hızla gözden geçirdikten sonra şu dört işleme tabii tutabilirsiniz: Atın, Dosyalayın, İlgilisine gönderin, Gereğini yapın.

Kağıt yığınlarını işlerken derhal kurtulmanız gereken diğer bir evrak tipi de işinizle doğrudan ilgisi olmayan reklam, broşür, tanıtım malzemesi gibi günlük postalarımızın içinde önemli yer tutmaya başlayan kağıtlardır. Bu tip dokümanlardan kurtulmanın bir yolu bu tip kağıtların size ulaşmadan durdurulmasıdır. Bunu gerçekleştirmek için tavsiye edeceğim bir yöntem göndereni arayarak dağıtım listelerinden adınızı sildirmektir.

Küçük yapışkan notlarınız ve kağıt parçaları

Hiç bu notlara daha önce yazdığınız yazıları okuyamadığınız oldu mu? Veya gün içinde erken saatlerde aldığınız notları nereye koyduğunuzu panik içinde aradığınız? Bazen bu kağıtları bulamadığımız için bir randevuyu kaçırdığımız veya numarayı bulamadığımız için aramamız gereken birini arayamadığınız oldu mu?

Yapışkan not kağıtlarının telefon numaraları ve mesajları not etmek için kullanılmaları çok riskli çünkü bir eylem gerektiren veya sürekli saklanması gereken bilgileri bunların üzerinde tutmak size pahalıya mal olabilir. Peki bu notları nerede ve ne zaman kullanalım?

* Faks çekerken dokümanın arkasına yapıştırırsanız numarayı rahat çevirirsiniz
* Okuduğunuz bir yazıya yorum yazarken, not düşerken
* Ekip toplantılarında beyin fırtınası çalışmalarında, süreç geliştirme çalışmalarında.
* Masanıza ve kapınıza yazacağınız genel bir mesaj için. �Bugün evde çalışıyorum� gibi...
* Eşinize bir konuyu hatırlatmak için sabah kapıya
* Okuduğunuz kitapta yer belirlemek, ayırmak, gruplamak için

E-postalarınızın yönetimi

Artık ofise gelen girdinin önemli bir kısmını e-postalar oluşturuyor. Bazı yöneticilere günde 200 - 300 arasında e-posta geliyor. Bunlara bir de özel mektupları dahil edersiniz durumun ciddiyetini daha iyi görürsünüz. Günümüzün iletişim ve bilgilendirme alışkanlıklarındaki değişim nedeniyle e-postaların yönetimi, önemli bir beceri haline gelmiştir. Eğer etkili bir sistem ve davranış biçimi geliştirmezseniz, günün birinde elektronik kuryenizin altında ezilebilirsiniz. Hele tatil dönüşlerinde e-posta kutunuzu temizlemek ne kadar çok vakit alıyor değil mi? Reklamlar, spamler, bir sürü ıvır zıvır konuda kampanya vs... Aralarında da patrondan gelen tatil dönüşü hemen odama gel mesajı!

Bu konudaki tavsiyelerimi şöyle sıralayabilirim;

* Özel ve iş mesajlarınız için ayrı adresler kullanın, böylece acilen bakmanız gereken mesajların sayısı azalır. Şirket adreslerini özel mesajlarınız için kullanmayın, bu etik olarak da doğru değildir.
* Dağıtım listelerinden çıkın, spam mektupları engellemek için e-posta programınızın özelliklerinden yararlanabilirsiniz. Bu konuda eğitim eksikliğiniz varsa bir arkadaşınızda yardım isteyin.
* Önemli iş mektuplarınızı gönderildikleri adrese göre ayırıp ayrı posta kutularına yönlendirebilirsiniz.

Yaygın hatalar neler?

Her postaya hemen cevap verme alışkanlığından vazgeçin, e-posta kutunuza sadece gün içinde belli zamanlarda bakın sürekli bağlı kalıp iki dakikada bir mektuplarınıza göz atmak alışkanlığı size çok vakit kaybettirir. Mümkünse en ucuz zamanınızı ayırın: Birini beklerken, öğle yemeği arasında, sabah ilk geldiğinizde çayınızı içerken gibi...

Spamlara ve virüslere karşı korunmamak ve önlem almamakta ısrar etmek ve gecikmek, işyerlerinde çok ciddi maddi kayıplara ve verimlilik kaybına yol açar. Bilgiye karşı acımasız olun. Sakladığımız bilgilerin yüzde 80�ine bir daha başvurmuyoruz. Üstelik çoğu zaman, hem kağıt hem de elektronik ortamda saklıyoruz.

Bilgisayarda yaptığınız çalışmalarız üzerine dosya ismi bastırmayı unutmayın. Özellikle kalabalık ekiplerle yapılan çalışmalarda yöneticiniz işi kimin yaptığını daha kolay bulur.



Tavsiyeleri hayatınıza nasıl geçireceksiniz?

Öncelikle tavsiyelerimizi dikkate alarak mevcut durumunuzun bir tespitini yapmanız lazım. Daha sonra bir hafta boyunca gün sonlarınızı, organizasyon ve temizlik işlerine ayırarak buradaki tavsiyelerimize uygun bir yapılanma kurmaya çalışın. Birikmiş ıvır zıvır ve evraklardan kurtulduktan sonra organizasyon için her gün ajandanızda 15 dakika zaman ayırmanız yeterli olacaktır.

Yazdıklarımızı özetleyecek olursak insan kaynakları, işletmelerde en önemli kaynağımızdır. Ancak bu kaynağın yeterince verimli kullanıldığını söyleyemeyiz. Çalışanlarımızın verimliliği şirketin ve yöneticilerin çalışanlara davranışından, sağlanan imkanlardan ve motivasyondan etkilenir. Verimliliği etkileyen diğer bir faktör de çalışanların kendi davranışları konusunda alışkanlıkları ve eğitimleridir. Bunlardan biri de bu yazımızın konusu olan düzenli çalışmadır.

Unutmayın boş masa, boş kafa demek değildir! Ancak dolu ama karışık kafa gideceği limanı bulamaz.