Konu: Performans Sisteminin Performansı

[Aşık-ı sadık]

Performans Sisteminin Performansı


Son yıllarda yönetim sistemleri konusunda yapılan birçok çalışma insanın kurumlardaki stratejik önemi üzerinde yoğunlaşmaktadır. Bu konuda sayısız kitap, tez, çalışma, sunum ve uygulama örnekleri yayınlanmaktadır. Büyük şirketlerin borsadaki hisse değerleri, şirketlerin kayıtlı varlıkların çok üstünde çıkmaktadır; bu değerin, bir bakış açısıyla, şirket çalışanlarının yarattığı rekabet avantajı ve insan kaynaklarının yarattığı katma değer olduğu ortaya konmaktadır. İnsan Kaynaklarının şirketlerdeki katma değerinin ölçülmesi üzerine yapılan değerlendirmeler de son yılların en heyecan verici çalışmaları olmaya devam edecektir. Yaratıcılığın ne kadar sonu yoksa ölçüm metodlarının da o kadar sonu olmayacaktır.

Kurumlardaki İnsan Kaynakları divizyonlarının önündeki en büyük bilinmezlerden biri de, teori, tez ve çalışmaları şirketlerde uygulamaya koyma bulmacasını çözmektir. Bu bulmacanın en heyecan verici tarafı da tek bir doğrusunun olmamasıdır. Bir kurum için geçerli olan uygulama farklı bir kurumda geçerli ve etkin olmayabilir. Kurulan sistemlerin kurumlardaki vizyonun, değerlerin ve kültürün içerisinde yaşatılacağı gerçeği ile karşı karşıyayız. Vizyon, değer ve kültürün zaman ekseni içerisindeki değişimini, bilgi, teknoloji ve insanın değişimi ile kuvvetlendirerek bu çerçeveye koymaya kalktığımızda ise bulmaca, sürekli değişen ortamlarda gelecek odağını kaybetmeden yenilenen sistem uygulamalarını beraberinde getirir. Zaman eksenini ve değişimin dinamiklerini de düşündüğümüzde, bir kurum için bir zamanda geçerli olan uygulamanın gelecekte geçerliliğini yitirebileceği sonucuna da varabiliriz.

Bu tebliğin ana odağını performans sistemi uygulamalarında tutacağız; ancak performans sisteminin, işe eleman alımı, kariyer ve yedekleme, eğitim ve gelişim, çalışanların sürekliliği, ücretlendirme, ödül ve teşvik gibi süreçlerle bağlantı ve entegrasyonunu tarif etmeyeceğiz. Performans Sistemi uygulamalarında yaratılan etki ve katma değerin, hedef belirleme sürecinin etkinliği, yöneticilerin ve insan kaynakları divizyonlarının yetkinlikleri, ve bilgi teknolojilerinin kullanımı ile arttırılabileceğini ve böylece uygulamalarda etkinliğin arttırılması için farklı süreç ve araçların olduğunu vurgulayacağız.

Performans Sistemi işin gidişatını belirleyen ve sonuçlarını doğuran en etkin yönetim aracıdır. Sistemin yönetilmesi sırasında organizasyonda yukarıdan aşağıya doğru bir etki yaratılırken, sonuçlar aşağıdan yukarıya doğru etkisini gösterir. Bu etkileşim sadece dikey eksende kalmaz yanal eksende de kurumun diğer fonksiyonlarını da harekete geçirir. İnsan Kaynakları divizyonlarının rolü ise, sistemin, kurum için en etkin ve uygulanabilir süreçlerinin tarif edilmesinde öne çıkar.

Performans Sisteminin Amacı ve Genel Bakış
Performans Sistemi’nin amacı, bir taraftan kurumun vizyonu doğrultusunda hedeflerini belirlemesi ve bu hedeflerin çalışanların katkılarıyla gerçekleşmesinin sağlanmasıyken, diğer taraftan da hedeflere ulaşırken çalışanların katılımlarının adil, sistemli ve ölçülebilir bir yöntemle değerlendirilmesi ve motive edici bir çalışma ortamı oluşturarak kişisel gelişimin desteklenmesidir.

Performans Sistemi, yöneticiler ile çalışanlar arasındaki ve şirket içinde bir işi yapan ile o işin sonucundan etkilenenler arasındaki iki yönlü iletişimi arttırarak kişisel gelişimi hızlandırır.Kişisel gelişimin sağlanması yoluyla, kişisel başarının arttırılmasında, dolayısıyla şirket başarısının arttırılmasında etkili bir araçtır.Sistem, hem kişisel hedeflerin şirket hedefleri doğrultusunda olmasını sağlayan bir hedef belirleme sistemi; hem de yapılan işlerin “iyi” yapılmasını temin etmeye yönelik bir kontrol sistemidir. Performans dönemi başında ve sonunda doldurulması zorunlu olan ve arada hiç bakılmayan bir formdan ibaret, idari bir yük mekanizması değildir. Performans Sistemi uygulamalarına kuş bakışı baktığımızda birden fazla sürecin örgüsünden oluştuğunu görürüz. Başlangıç noktasını hedef belirleme süreci oluştururken, performans yönetimi ve performans değerlendirme süreçleri de sırasıyla yerini alır.

Hedef Belirleme Süreci
Kurumlarda hedef belirleme bir süreçtir; bu sürecin entegre ve spesifik olması etkinliğini de belirler. Kurumun vizyonu, stratejisi ve hedefleri üst yönetim ekibi tarafından belirlenirken, divizyonların hedefleri de kurum hedefleriyle paralel olarak belirlenir. Divizyon hedefleri, birim, takım ve kişisel hedeflere kadar iner. Bu süreçte entegrasyon, paralelllik ve bütünlük uygulama etkinliğini de beraberinde getirir. Hedef belirleme süreci organizasyonda hem yukarıdan aşağıya ve hem de yanal etki yaratarak kurumdaki tüm fonkisyonları harekete geçirir.
Hedef belirleme süreci, kurumdaki tüm birim ve çalışanların organizasyonun hedeflerini bilmesi ve anlamasının yanı sıra, birim, ekip ve kişisel performansı da aynı yönde harekete geçirmeyi amaçlar; ekiplerin ve kişilerin kurum hedeflerini bilmesini, dolayısıyla kendi hedefleri ile kurum hedefleri arasında bağlantıyı anlamasına ve kurumun yönü ile bütünleşmiş performans göstermesini sağlar. Seneca’nın dediği gibi ‘’Kişi hangi limana gideceğini bilirse onun için her rüzgar doğru rüzgardır.’’
Hedef belirleme, kurumda anlayış birliği , yüksek performans ve motivasyon yaratmanın önemli bir aracıdır.

Hedefler belirlenip divizyon, ekip ve kişisel hedefler ile bütünleştiğinde, bu sürecin bir döngü olduğunu görürüz; yönetim ekibi bu döngünün işleyişinde önemli rol üstlenirken şirket performansını belirleyici şekilde iş yapar. Şekil-4 teki döngü hem kurumun bütünü için hem de tek tek tüm divizyon ve ekipler için geçerlidir. İnsan Kaynakları divizyonları da bu döngüyü bir taraftan kendi performans hedeflerini belirlemede çalıştırırken, diğer taraftan kurumun tüm birimlerinde etkin olarak çalışmasını sağlayacak süreci ortaya koyar.
Hedeflerin etkinliği için gerekli unsurlar,
içerik ve yalınlığın gücü
Performans Sistemi uygulamalarında, hedef belirleme sürecinin önemini vurgularken, hedeflerin etkinliğinin de sağlanması gerektiğini anlamamız gerekir. Hedefler yukarıdan aşağıya yani bir önceki seviyeden aşağıya doğru belirlenir. Hedeflerin önceliklendirilmesi işin performansını etkileyecek olan en kilit ve önemli alanlara odaklanmayı sağlayacaktır. Hem zorlu hem de erişilebilir olması performansı yükseltirken motivasyonun da sağlanmasına etki eder. Kişisel performans hedeflerinin, üyesi olduğu ekibin performans hedefleri ile bağlantılı olması da anlayış birliğini getirirken karmaşayı önleyecektir. Hedeflerin hem kalitatif hem de sayısal ölçüm kriterlerinin baştan belirlenmesi sonuçların etkinliğini garanti altına alacaktır. Kişilerin de performans hedefleri değerlendirilirken hangi yöntemlerin kullanılacağını bilmesi iletişim netliği sağlayacaktır. Hedef belirleme süreci belli bir zaman diliminde uygulanan kontrollü bir döngüdür. Aynı şekilde, hedefler de zamana bağlı olarak ortaya konmalıdır.

Performans hedeflerinin içeriği çok boyutlu olabilir. Ana boyut, kurumun iş önceliklerini ve yaratılması istenen sonuçları belirlerken, ekibin veya kişinin gelişim hedefleri de performans sistemi içerisinde ele alınabilir. Yetkinliklerin gelişimine her ne kadar kariyer gelişimi sürecinde odaklanılsa da gelişim hedefleri kişinin performans hedefleri arasında yer alabilir. Ekibin veya kişinin geliştirmesi beklenen yetkinlikler bu şekilde formal ve kontrol edilen bir süreçte ele alınabilir. Hedeflerin içeriğindeki boyutlar kurumun daha etkin olmayı düşündüğü tüm alanları kapsayabilir. Kısaca iş hedefleri, sorumluk alanları ile ilgili hedefler, proje hedefleri, gelişim hedefleri olabilir. İçerikteki çeşitlilik çalışanların yetkinliklerini de geliştirecektir.

Uygulamalardaki etkinlik yapılacak işlerin anlaşılır olması ile bağlantılıdır. Hedeflerin ilgili divizyon, birim, ekip ve kişiler için yalın ve anlaşılır olması da bütünlük için gereklidir. Yalınlığın gücü uygulamada kolaylık ve etkinlik sağlar.

Performans Yönetimi ve Sistem
Uygulamalarında Yönetim Ekibinin Rolü
Performans sistemi uygulamalarında yönetim ekibi sürecin tüm kritik noktalarında rol ve sorumluluk üstlenir. Sistemin başlangıç noktası olan hedef belirleme sürecinde yönetim ekibinin direk katkısı vardır. Kurum hedeflerinin divizyon, birim, ekip ve kişisel hedeflere dönüştürülmesi aşamasında yöneticiler, performans odaklarının belirlenmesi, başarı kriterlerinin ortaya konması, ölçme kriterlerinin belirlenmesi, ekip ve çalışanlara iletilmesi gibi roller alır.

Hedef belirleme sürecini takiben yöneticiye düşen en kritik sorumluluk gün gün performans yönetimi yapmaktır. Yönetici, bir taraftan kendi sorumlu olduğu birimin performans hedeflerine ulaşmasını sağlarken, diğer taraftan da birlikte çalıştığı kişilerin bireysel hedeflerini başarması için gerekli olan desteği verir. Bu aşamada yöneticinin koçluk becerisi devreye girer. Yalın ve net iletişim, olumlu veya olumsuz geribildirim yapma, takdir ve teşvik, motivasyon yaratma, çatışma yönetimi gibi yetkinlikler bu aşamada değerlidir. Yönetici, diğer iş birimleriyle kendi ekibinin performansını etkileyen sınırları da yönetir, iletişim netliğini ve çeşitli iş grupları arasında performans bütünlüğünü de sağlar.
Performans sistemi döngüsünün son aşaması performans değerlendirme sürecidir. Üst yönetim kurumun hedeflere ne kadar ulaştığını değerlendirirken, yönetim de kendilerine bağlı çalışanları değerlendirir. Performans Sisteminin amacına ulaşabilmesi için sürekli geribildirim esastır.Bilgilendirmenin devamlılığının sağlanması, hedeflere ulaşmada kaydedilen aşamaların ve karşılaşılan düşük performans örneklerinin değerlendirilene iletilmesi, değerlendirilenin gelişimi için çok önemlidir. Dönem boyunca değerlendirilene sürekli geribildirimde bulunmak yöneticinin önceliği olmalıdır. Ancak feedback vermek sadece yöneticilerin sorumluluğu değildir. Seçilen performans izleme yöntemi doğrultusunda, herkes bir başkasının performansını izleyerek feedback verebilir.

Zamanında verilen feedback, performansın zamanında arttırılmasını, kötü performansın vakit geçmeden düzeltilmesini, iletişim kanallarının açılmasını, motivasyonun artmasını, çalışanın gelişimini sağlar ve dönemin sonunda yapılan değerlendirme toplantılarında sürprizlerin çıkmasını engeller.

Performans Sistemi Uygulamalarında Bilgi Teknolojilerinin Kullanımı
Bir sürecin yönetilebilmesi için sistemin ürettiği sonuçların biliniyor ve takip ediliyor olması gerekir. İnsan Kaynakları divizyonları ilk olarak bilgi teknolojilerini personel özlük kayıtlarının tutulmasında ve maaş yönetiminde kullandılar. Daha sonra eğitim kayıtlarının tutulması, başvuruların takibi için teknoloji kullanma ihtiyacı ortaya çıktı.Günümüzde insan kaynakları ile bilgi teknolojileri arasında işbirliğinin olmadığı neredeyse hiçbir alan kalmadı.

Performans Sistemlerinin bilgi teknolojileri kullanarak yaratılmış uygulamaları çok yönden fayda sağlar. Çalışanları kağıt yoğun ortamlardan kurtarır, daha hızlı ve doğru değerlendirmelerin yapılmasını sağlar, matematiksel hesapları kolaylaştırır, çeşitli algoritmalar kullanılarak performans değerlendirmesi yapılmasını mümkün kılar, değerlendiren ve değerlendirilenler için performans arşivleri niteliğini taşır, şeffaflık sağlayarak değerlendirmenin en zor taraflarından biri olan kalibrasyonu mümkün kılan bir ortam sağlar, hedeflerdeki bütünlüğü ve değerlendirmedeki standardizasyonu denetleme imkanı verir, şirketin performans hedefleri ve değerlendirmeleri konusunda hafızasını oluşturur.

Performans Sistemi Uygulamalarında İnsan Kaynakları Ekibinin Rolü
Şirketlerdeki vizyonun etkinliği ve etkisi çalışanlarında hayat bulacaktır. Kurumlar iş etkinlikleri için vardır. İnsan Kaynakları divizyonları da kurumda belirlenen iş etkinliklerinden ve önceliklerinden farklı yönde davranamaz, iş ortağıdır, aksi takdirde kabul görmez, dışlanır ve uygulamaları kağıtta kalır; ya hayata geçmez ya da hayata geçiyormuş görüntüsü verir, en ciddi yanılgı da buradadır. Uygulamalar, yönetime rağmen değil , yönetimle birlikte uzlaşma ile etkinlik bulur. İnsan Kaynakları divizyonlarının rolü ise, sistemin kurum için etkin ve uygulanabilir süreçlerinin tarif edilmesinde öne çıkar. İnsan Kaynakları divizyonlarının performansı da kurumun, vizyon, strateji ve iş hedeflerini kendi fonksiyonlarına etkin olarak yansıtmasıyla ölçülür.
Performans sisteminin gerektirdiği uygulanabilir ve etkin süreçlerin kurum için tarif edilmesi, ekibin en belirgin olarak üstlendiği roldür. Bunu takip eden sorumluluk alanları, tarif edilen süreçlerin fasilitasyonu, koordinasyonu, uygulamanın izlenmesi ve denetimi gibi işleri kapsar. Yönetici ve çalışanlara yönelik eğitimlerin yapılması, kurumda yaratılacak farkındalık, iletişimin yönetilmesi de insan kaynaklarını divizyonunun görevleri arasındadır.

İnsan Kaynakları divizyonları, kurum içinde hayata geçirdikleri tüm sistem ve süreçlerin bütünleşik olmasını kurgular. Şekil-5 İnsan Kaynakları sistemlerindeki bütünlüğü ve entegrasyonu modeller. Birbirinden kopuk olarak tasarlanan süreçler, kurumda sistemlerin etkisini ve katma değerini azaltırlar; amaçlanan , sistemler ve süreçler aracılığıyla yüksek performanslı, yetenekli ve motivasyonu yüksek çalışanlar yoluyla kurum performansının istikrarlı olarak yüksek başarıda tutmaktır.

(NÜKET GERMİRLİ)