Sözcük işlemciler, belge dosyalarının yönetimi
için gelişmiş işlevler barındırırlar. Temel dosyalama
işlemleri arasında yeni bir boş belge dosyası oluş-
turma, varolan bir belge dosyasını açma, üzerinde
çalışılan belgeyi kaydetme, belgeyi farklı isimle
kaydetme, belgeyi yazıcıda yazdırma, belgeleri başkalarıyla paylaşma
ve belgeyi başka dosya formatlarında
dışarıya aktarma işlemleri bulunur. Dosyalama
işlemlerine Word uygulamasında “DOSYA”
sekmesiyle Writer uygulamasında ise “Dosya”
menüsünden erişilir. Sözcük işlemciler çok sayıda
farklı uygulama tarafından oluşturulmuş belgeyi
açabildikleri gibi belgeyi çok sayıda farklı formatta
da saklayabilirler. Yine de her sözcük işlemci uygulaması
varsayılan olarak kendisine ait dosya biçimini
tercih eder.
Örneğin Word uygulaması varsayılan
olarak “.docx” dosya uzantısına sahip dosya
oluştururken Writer uygulaması “.odt” uzantısına
sahip dosya oluşturur.
Belgeler genellikle bilgisayarın sabit diskine
kaydedilirler. Fakat günümüzde bulut saklama
hizmetlerinin yaygınlaşmasıyla birlikte belgeler
OneDrive, Google Drive ve Dropbox gibi bulut
ortamlarına saklanmaktadırlar. Böylece aynı belgelere,
taşımaya gerek kalmadan, başka bilgisayarlardan
tekrar erişmek kolaylaşmaktadır.
Belgeleri yazdırma işlemi esnasında ofis ağında
tanımlı olan yazıcının kullanılacağı, tüm sayfaların
sadece bir kopya olarak yazdırılacağı varsayılır. Kullanıcı
yazdırma öncesi bu ayarları değiştirerek, eğer
varsa farklı yazıcıyı seçebilir sadece belirli sayfaların
istenilen sayıda yazdırılmasını sağlayabilir.
Sözcük işlemciler çok sayıda farklı uygulama
tarafından oluşturulmuş belgeyi açabildikleri gibi
belgeyi çok sayıda farklı formatta da saklayabilirler.
Belgenin farklı bir formatta kaydedilmesine “dışarı
aktarma” adı verilir. Sözcük işlemcilerle oluşturulmuş
belgeler dijital ortamda dağıtılmak amacıyla
yaygın olarak PDF formatına aktarılırlar. PDF belgeleri
genellikle sadece okunmak ve yazdırılmak
amacıyla kullanılırlar. Böylece belgenin orijinal yapısının
korunması istendiğinde PDF tercih edilir.
Sözcük işlemci belgelerinin web sayfası biçiminde
dışarı aktarmak da mümkündür. Böylece Word ya
da Writer belgesinden İnternet ortamında yayımlanabilir
HTML belgesi elde edilir.
Kitap, rapor, kılavuz vb. uzun belgelerde belge
metninin değişik düzeylerde başlıklar eklenerek
düzenlenmesi gerekir. Böylece okuyucu belgenin
istediği bölümüne kolayca erişerek okuyabilir. Baş-
lık oluşturmak için başlık metnini seçmek ve Word
ekranında “GİRİŞ” sekmesindeki, Writer ekranında
ise F11 tuşuyla da açılabilen “Stiller ve Biçimlendirme”
panosundaki hazır başlık stillerinden birini uygulamak yeterli olacaktır.
Word uygulamasında belge içerisinde yeni başlık
belirledikçe ekranın solundaki “Gezinti” bölmesinin
“BAŞLIKLAR” sekmesinde belgedeki başlıklar hiyerarşik
olarak görüntülenecektir. Kullanıcı bu sekmedeki
herhangi bir başlığa tıklayarak belgede başlığın bulunduğu
sayfaya geçiş yapabilir.
Bir belgede bütün düzeylerdeki başlıklar belirlendikten
sonra belgeye bir “İçindekiler Tablosu” eklemek
son derece kolaydır. Bu amaçla belgenin başında boş bir
sayfaya gelindikten sonra Writer uygulamasında Ekle
→ Dizinler ve Tablolar → Dizinler ve Tablolar → Dizin/
Tablo sekmesi → Tür: İçindekiler → TAMAM işlem sı-
rası izlenmelidir. Aynı işlem için Word uygulamasında
“BAŞVURULAR” sekmesinde “İçindekiler” açılır listesinde
“Otomatik Tablo 1” seçilir.
Bir belgeye “İçindekiler Tablosu” eklendikten sonra
başlıkların bulunduğu sayfa numaraları değiştiğinde
Word uygulamasında “BAŞVURULAR” sekmesinde
“Tabloyu Güncelleştir” düğmesine; Writer uygulamasında
içindekiler tablosu üzerindeyken bağlam menüsündeki
“Dizini/Tabloyu Güncelle” seçeneğine tıklanmalıdır.
Word uygulamasında belgeye dipnot eklemek
için belge içinde dipnot numarası eklenecek yere
konumlanılır ve “BAŞVURULAR” sekmesindeki
“Dipnot Ekle” düğmesine tıklanır. Seçili bir resim
ya da tabloya Resim Yazısı ya da Tablo Yazısı
eklemek amacıyla “Resim Yazısı Ekle” düğmesi
kullanılır. Açılan “Resim Yazısı” iletişim kutusundaki
“Etiket:” seçenekleri arasında Denklem,
Şekil ve Tablo bulunmaktadır.
Writer uygulamasında belgeye dipnot eklemek
için belge içinde dipnot numarası eklenecek yere
konumlanılır ve “Ekle” menüsünde “Dipnot/
Sonnot…” seçeneği kullanılır. Resim ve Tabloya
başlık eklemek için öge seçildikten sonra bağlam
menüsünde “Başlık” seçeneğinden
kategori seçilir ve başlık metni girilir. Bir belgedeki
tüm tablolara ve şekillere resim yazısı eklendiğinde, belgeye
İçindekiler Tablosu gibi sayfa numaralarının otomatik olarak
güncellendiği Şekiller Listesi ve Tablolar Listesi eklemek
mümkündür.
Sözcük işlemcilerde belgeye eklenebilen ögelerden biri
de dizindir. Word uygulamasında belge içerisinde dizinlenmesi
istenen bir sözcük seçilip “Girdiyi İşaretle” ile dizin girdisi
olarak tanımlanırsa “Dizin Ekle” ile belge sonuna eklenecek
bir dizin listesinde, belge içerisinde yeraldığı sayfaların
numaralarıyla birlikte bu sözcük görüntülenir. Daha sonra
başka sözcükler de dizine girdi olarak eklenebilir ve dizin güncellendiğinde
listede yeralırlar.
Akademik belgelerde sık yer verilen bir başka öge de
diğer yayımlardan yapılan alıntılar ve bu yayınların listesini
oluşturan kaynakçadır. Bu amaçla Word uygulamasında
hazırlanan bir belgede kullanılan kaynaklar “BAŞVURULAR”
sekmesinde “Yeni Kaynak Ekle…” ile tek tek tanımlanır
ve belge içerisinde bu kaynaklara yapılan başvurular ilgili yerlere
“Alıntı Ekle” ile eklenir. Son olarak belge sonuna “Kaynakça”
açılır listesinden istenilen biçimde bir kaynakça eklenir.
Kitap ve rapor gibi uzun belgelerin bir
kapak sayfasının bulunması dosyaların ve
dökümlerinin birbirinden kolayca ayırt edilmesini
sağlayacaktır. Word uygulamasında
bu amaçla “EKLE” sekmesinde “Kapak
Sayfası” düğmesine tıklandığı
zaman listelenen hazır kapaklardan
biri seçilebilir. Hazır kapaklarda
belge, yazar ve şirket adı
gibi alanlara yer verilmektedir.
Hazır tema seçimi ile bir belgede kullanılan tüm stillerin
birbiriyle tutarlı bir şekilde topluca değiştirilmesi
mümkündür. Böylece kullanıcı belgenin niteliğine ve
hedef kitlesine daha uygun bir tasarım seçebilir.
Bir tema seçildikten sonra renk kümesi, gövde ve başlıklar için kullanılan yazı tipi,
paragraf aralığı ve efektlerde gerçekleştirilen değişikliklerle oluşturulan
yeni temayı “Geçerli Temayı Kaydet” ile kaydederek
daha sonra tekrar kullanmak mümkündür.
Tez, makale ve bildiri gibi akademik belgelerde
yazım kuralları ayrıntılı olarak belirlenmiştir ve
yazarın bu kuralları uygulaması istenir. Eğer hazır
stiller uygulanması istenen yazım kurallarına uygun
değilse, kullanıcılar kendi stillerini oluşturabilir
ve bütün belgeye uygulayabilirler. Kullanıcılar
bu stil kümelerini kaydedebilirler.
Sözcük işlemciler kullanıcıların üretkenliğini
artırmak amacıyla kısa sürede etkili ve görsel açı-
dan tutarlı belgeler oluşturmak için hazır şablonlar
barındırırlar.
Örneğin Word uygulaması çok sayıda
hazır şablonla gelir ve ayrıca Microsoft Office sitesinden
yeni şablonlar da indirmek ve kullanmak
mümkündür. Sık yararlanılan sözcük işlemci şablonları
arasında öz geçmişler, takvimler, kartvizitler,
broşürler, iş formları, zarflar, sertifikalar, gazeteler,
bültenler, etiketler, yıllık raporlar, davetiyeler, iş
mektupları, dilekçeler, el ilanları, faks kapakları,
CD/DVD etiketleri, planlayıcılar vb. yer almaktadır.
Bir şablonu indirdikten ve içeriğini düzenledikten
sonra “TASARIM” sekmesindeki “Temalar”,
“Yazı Tipleri” ve “Renkler” düğmeleri yardımıyla
görünümünü değiştirmeniz mümkündür. “Temalar”,
belgede tutarlı bir genel görünüm oluşturmak
için benzersiz bir renk, yazı tipi ve efekt kümesini
içerirler. “Renkler” ile belgedeki tema renklerine
farklı bir renk paleti uygulanabilir.
Hangi renk paleti seçilirse seçilsin belge düzenli bir görünüme
sahip olur. “Yazı Tipleri” ile metnin tümünde kullanılan
“gövde” ve “başlık” yazı tipleri topluca değiştirilebilir.
Ekip çalışmalarında sözcük işlemcilerle bir belge
üzerinde birden fazla kişinin çalışması gerekebilir.
Bu durumda “GÖZDEN GEÇİR” şerit sekmesindeki
“Açıklamalar”, “İzleme” ve “Değişiklikler”
gruplarındaki araçlar belge üzerinde birden fazla kişinin
yaptığı değişikliklerin izlenmesini sağlar.
Belge üzerinde çalışan yazarlar “Yeni Açıklama”
düğmesiyle belge üzerindeki herhangi bir konuma
kendilerine ait bir açıklama ekleyebilirler. Belgeye
erişen diğer yazarlar bu açıklamayı kimin yaptığını
görebilirler.
“Değişiklikleri İzle” seçeneği ile yazarların hangi
satırlarda değişiklikler yaptığını, bu değişikliklerin
neler olduğunu ve ne zaman yapıldığına dair
verileri görüntüleyebilirler.
Belgenin oluşturan yazar daha sonra diğer yazarların
gerçekleştirdiği değişiklikleri gözden geçirerek bu değişiklikleri
“Değişiklikler” grubundaki düğmelerle kabul
edebilir ya da ret edebilir.
Birlikte çalışma işlemi eğer OneDrive üzerindeki
bir belgede Word Online ile gerçekleştiriliyorsa yazarlar
belge üzerinde aynı anda çalışabilirler.
Bir belge üzerinde yazarların aynı anda
çalışabilmesi Google Drive üzerindeki bir belgenin
Google Docs ile düzenlenmesiyle de sağlanabilir.
Yazımı ve biçimlendirmesi tamamlanan bir belgenin
başkalarınca değiştirilmemesi için önlemler
almak mümkündür. Örneğin Word uygulaması
“DOSYA” şerit sekmesindeki “Belgeyi Koru”
düğmesindeki seçenekler ile belge salt okunur hâle
getirilebilir, parola ile şifrelenebilir, düzenleme ve
erişim olanakları kısıtlanabilir, belgeye dijital imza
eklenerek bütünlüğü sağlanabilir.
0 Yanıt
2148 Gösterim